¿Cómo pasar el examen de certificación para PMP en el primer intento? Parte III

Hola amigos

Como lo prometido es deuda hoy les traigo mi tercer y último post sobre la certificación PMP y como pasar el examen para PMP en el primer intento.

En el primer post hablamos sobre el proceso de certificación, los distintos pasos y que debes hacer o tener preparado en cada etapa del proceso de certificación para PMP. En un segundo post nos enfocamos en la etapa de preparación para examen pero específicamente en el estudio del PMBOK, lo cual fue determinante para mi.

Por cuestión de tiempo y espacio, solo pudimos llegar hasta el capítulo 8 Gestión de la Calidad en mi resumen del PMBOK Sexta Edición. En el post de hoy continuaremos con los últimos capítulos de la primera parte del PMBOK, que es lo único que necesitamos a mi entender como material de estudio. También daremos algunos tips y compartiremos los links que me fueron de ayuda en la preparación con exámenes y preguntas tipo antes del día crucial.

Estudiando el PMBOK sexta edición continuación

Para continuar vamos a seguir por donde lo dejamos en el resumen del PMBOK Sexta Edición que comenzamos en el post anterior.

CAPÍTULO 9 GESTIÓN DE RECURSOS

En este capítulo es importante estudiar los conceptos claves asociados a la gestión de recursos del proyecto así como las tendencias y prácticas. En este sentido en el examen salen algunas preguntas relacionadas con estos temas sobre equipos distribuidos o virtuales y equipos auto-organizados.

El uso de técnicas de representación de datos como Diagramas jerárquicos, Matriz de asignación de responsabilidades (RAM) y el diagrama RACI son clásicos a estudiar para el examen, especialmente esta última técnica.

En cuanto a los documentos que se generan como parte del proceso Estimar los recursos de las actividades se destaca la Estructura de desglose de los recursos, que es una representación jerárquica de los recursos por categoría y tipo.

En cuanto a Adquirir recursos la toma de decisiones es una de las técnicas relevantes a estudiar ya que se deben tener en cuenta ciertos criterios de selección. También las habilidades interpersonales y de equipo. Todas las técnicas son importantes y deben ser estudiadas con detalle.

No podemos dejar fuera de este resumen del PMBOK Sexta Edición otro proceso de mucho impacto es Desarrollar el equipo. En este es fundamental el estudio de las distintas etapas de la escalera de Tuckman, técnica utilizada para describir el desarrollo del equipo. Como PMP debes poder decidir si formar un equipo virtual o utilizar la coubicación en el proyecto según sus caracterísiticas. También debes conocer cuando estás en presencia de cada habilidad interpersonal en un ejemplo o situación dada.

Hay algunas fórmulas para calcular recompensas que se otorgan al equipo o a los inversionistas de un proyecto por ejemplo. Es importante que investigues sobre ellos ya que en el PMBOK no se abunda demasiado. No me salió una pegunta al respecto pero si lo vi en algunos exámenes de prueba.

En cuanto a Dirigir el equipo debes conocer las distintas técnicas de gestión de conflictos y cuando es más adecuado aplicar una u otra ante una situación dada. También debes identificarlas en una situación dada. De igual forma con los niveles de influencia y los pasos para la resolución de problemas.

TIP: Importante, no se desarrolla mucho en el PMBOK pero es importante conocer las distintas teorías y modelos asociados a la gestión de recursos humanos, por lo que no podemos dejarlas fuera de este resumen del PMBOK Sexta Edición:

• Teoría X y Y de MacGregor (Consultar aquí)
• Síndrome del estudiante (Consultar aquí)
• Teoría Z de Ouchi (Consulta aquí)
• Efecto halo (Consulta aquí)
• El principio de Peter (Consulta aquí)
• Teoría de las expectativas
• Jerarquía de las necesidades de Maslow
• Teoría de higiene de Herzberg

En este Link pueden encontrar varias preguntas de práctica sobre la gestión de Recursos Humanos específicamente.

CAPÍTULO 10 GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

En este capítulo cobra importancia las 5C de las comunicaciones escritas y las habilidades de comunicación. Las tendencias y prácticas emergentes es oro tema que no debe pasarse por alto.

Los modelos de comunicación ya sea el modelo básico emisor/receptor o el modelo de comunicación interactiva tienes que estudiarlos y entenderlos. En cada uno es importante saber las responsabilidades del emisor y del receptor en la comunicación. Además de los modelos se deben estudiar los métodos de comunicación:

• Interactiva
• Empujar (Tipo push)
• Tirar (Tipo pull)

Los enfoques de comunicación, la elección de objetos/medios de comunicación, las habilidades interpersonales y de equipo, el estilo de redacción, la facilitación, escuchar de forma activa, habilidades de comunicación, entre otros son elementos a estudiar en este capítulo.

CAPÍTULO 11 GESTIÓN DE RIESGOS

Como he mencionado a lo largo de todo el resumen del PMBOK Sexta Edición, el acápite sobre los conceptos clave es el punto de partida para este capítulo así como las tendencias y prácticas emergentes. Todo Project Manager debe conocer como elaborar el Plan de Gestión de los Riesgos y cuáles son las distintas categorías de riesgos que se manejan en el proyecto utilizando una Estructura de Desglose de los Riesgos (RBS). Consultar el Gráfico 11-4. Extracto de una Estructura de Desglose de los Riesgos (RBS) de Muestra. En la misma medida es importante para la planeación de los riesgos conocer las definiciones de probabilidad e impacto de los riesgos. Consultar la Tabla 11-1. Ejemplo de Definiciones para Probabilidad e Impactos. La matriz de probabilidad e impact es otro de los componentes relevantes del Plan de Gestión de Riesgos. Consultar el ejemplo en el Gráfico 11-5. Ejemplo de Matriz de Probabilidad e Impacto con Esquema de Puntuación.

En el proceso de Identificar los Riesgos se debe enfatizar el estudio de las técnicas de recopilación de datos:

• Tormenta de ideas
• Listas de verificación
• Entrevistas

Y las técnicas de análisis de datos:

• Causa-raíz (Ver en este artículo del blog)
• Supuestos y restricciones
• FODA o DAFO (Ver en este artículo del blog)
• Documentos

De aquí se generan unos de los documentos más importantes de esta área: El registro de riesgos y el Informe de riesgos.

De manera general en este capítulo los dos epígrafes más importantes son el Análisis cualitativo de los riesgos y el Análisis cuantitativo de los riesgos, para no aburrirlos solo les digo que hay que leerlos completos y todas las técnicas, conceptos, clasificaciones, fórmulas, teorías, etc. que se mencionan son importantes. En el PMBOK se muestran varias tablas y diagramas de ejemplo y pueden profundizar con información en internet.

En cuanto a Planificar la respuesta de los riesgos destacan las estrategias para amenazas y las estrategias para oportunidades, las estrategias de respuesta a contingencias y las estrategias para el riesgo general del proyecto. Es importante identificarlas en una situación dada.

CAPÍTULO 12 GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES

Esto me lo estudié literalmente el día antes junto al último capítulo y me alegro de haberlo hecho porque me salió justo lo que estudié. Por tanto igual va en este resumen del PMBOK Sexta Edición.

Los conceptos básicos y tendencia deben ser estudiados por defecto como en cada capítulo. Es importante conocer dentro de los Activos de proceso de la organización los distintos tipos de contrato e identificarlos ante una situación dada. Por otra parte en el Análisis de selección de proveedores se deben conocer los distintos métodos utilizados y saber cuando aplicarlos e identificarlos.

Los métodos de entrega, las formas de pago de los contratos, las fases de la adquisición, los tipos de solicitudes de para una licitación, son todos términos que deben ser estudiados ya que el PM debe poder identificarlos en una situación dada y saber cuando aplicarlos.

Cuando hablamos de adquisiciones es importante conocer en que consiste el enunciado del trabajo (SOW) en materia de adquisiciones. Para la selección de proveedores se deben conocer los distintos criterios a tener en cuenta. En el caso de adquisiciones grandes, la organización compradora puede elegir entre preparar su propia estimación independiente o contratar a un perito profesional externo para realizar una estimación de costos que servirá como base de comparación de las respuestas propuestas. Un PM debe saber cuando utilizar una opción o la otra. 

Sugiero consultar la Tabla 12-1. Comparación de la Documentación de las Adquisiciones

CAPÍTULO 13 GESTIÓN DE LOS INTERESADOS

Este capítulo fue lo último que me estudié antes de ir a dormir el día antes del examen. Como siempre les digo en este resumen del PMBOK Sexta Edición, conceptos clave y tendencias es lo primero a estudiar de cada capítulo. Dentro de las técnicas de Análisis de datos en este capítulo se incorporan algunas nuevas como la de Análisis de interesado. En cuanto a representación de datos una técnica muy importante en esta área de conocimiento es la Matriz de poder/interés, poder/influencia o impacto/frecuencia. No obstante debes conocer y dominar las restantes técnicas de representación de datos. 

En este capítulo destaca el registro de interesados como documento fundamental vinculado a los procesos. Para planificar el involucramiento de los interesado cobra vital interés la Matriz de evaluación del involucramiento de los interesados. Pueden ver un ejemplo en el Gráfico 13-6. Matriz de Evaluación del Involucramiento de los Interesados.

De manera general en este capítulo la mayoría de las técnicas ya se han explicado en capítulos anteriores.

Practicando para el examen

Una vez estudiados los enlaces, sitios web complementarios y el PMBOK (siguiendo mi resumen del PMBOK Sexta Edición) estamos en condiciones de hacer exámenes de práctica. Bueno, esa es la teoría. La realidad es que no te da tiempo a hacer una cosa primero y la otra después.

Mi recomendación es ir haciendo exámenes de práctica en la misma medida que vas estudiando. 

¿Por qué?

1. Cuando practicas lo que ya estudiaste sabes si estudiaste bien o no, o si tienes que profundizar en algún concepto.
2. Cuando practicas lo que no te has estudiado te permite tomar notas para ver en qué debes enfocarte cuando vayas a estudiar esa temática.

Por tanto mi segunda recomendación es hacer un examen o varios de prueba antes de comenzar a estudiar. Tomar nota de los conceptos y términos que no conocemos y de las dudas y tratar de aclararlas a medida que vayamos avanzando con el estudio.

Yo recomiendo no gastar dinero en un curso de 2 o 3 días donde al final no vas a aprender nada y solo podrás tener una visión global de todo lo que puede salir en el examen y obtener alguna bibliografía. Es mejor estudiar por ti mismo siguiendo los tips que he estado dando en estos tres artículos. Igual puedes consultar otras experiencias válidas ya que no siempre lo que funciona para unos tiene igual resultado en otros.

Exámenes de práctica para el examen PMP gratuitos

Primeramente quiero compartir con ustedes un artículo que me pareció muy interesante: 3 Falsos Mitos sobre el examen de Certificación PMP:

1. La nota de corte necesaria para superar el examen es de 75%: FALSO
2. Todas las preguntas valen igual: FALSO
3. Es necesario aprobar todos los grupos de procesos para aprobar el examen: FALSO

La App PMP Exam Mentor

Primeramente es importante hacer prácticas más sencillas donde de una forma u otra ejercitas los conocimientos estudiados. Para esto recomiendo el PMP® Exam Mentor, una app que menciono en mi post anterior pero que quiero profundizar en alla aquí.

Es una de las app con mejor puntuación en PlayStore y AppStore y está actualizada a la sexta edición. La aplicación tiene anuncios pero no afectan su operación. Además puede utilizarse sin conexión a Internet. 

La sección de Fórmula explica hasta 62 fórulas útiles para el examen. En Tip puedes encontrar consejos útiles para tu examen. Flash Card y Simulador traen preguntas de práctica y ejemplos de examen final. Puedes practicar por áreas de procesos o hacer pruebas generales, incluso por cantidad de preguntas. El resto son secciones para aprender con mucho contenido resumido.

Recomiendo mucho esta app como principal apoyo al PMBOK.

Exámenes de práctica para el examen PMP en línea gratuitos

Hay miles de sitio web, la mayoría de pago, que ofrecen exámenes de práctica en línea para la certificación PMP. Aquí les reseño los que me resultaron muy útiles a mi:

• Free PMP® Practice Exam Questions: Cuenta con 120 preguntas clasificadas en áreas de proceso a ser resueltas en 2 horas y media. Si bien el examen real es de 200 preguntas y 4 horas, este examen de práctica está muy bueno y completo, y tiene preguntar bastante similares a las que aparecen en el examen real.
• PMP Practice Exam de Fabmarks: Con la suscripción gratuita solo tienes derecho a un examen por lo que cada vez que lo hagas estarás viendo las mismas preguntas.
• PMASPIRE Exam Simulator 6yh Edition: Muy bueno en verdad, tiene planes de pago pero también cuenta con un Plan de suscripción Free con acceso a un simulador bastante similar al examen real y que recomiendo mucho. Solo debes crearte una cuenta, una vez aprobada te llega a tu correo la contraseña y ya puedes acceder. OJO: La suscripción gratuita es solo por 5 días.

Finalmente te recomiendo leer este otro post de la página PMP Exam Simulator donde se reseña un top de sitios web para realizar exámenes gratuitos de práctica en línea.

El día del examen de certificación PMP

El día antes del examen está bien refrescar los contenidos pero duerme temprano. Déjalo todo listo. Trata de hospedarte cerca del lugar del examen ya que debes llegar 1 hora antes. 

Cuando llegas a lugar del examen te van a pedir tu código de confirmación de la confirmación de tu cita para el examen, llévalo impreso. Te debe haber llegado por correo el día que pagaste y agendaste tu examen.

Deberás presentar una identificación válida según se describe en el handbook. La identificación debe tener tu fotografía y nombre completo. Si eres extranjero lleva tu pasaporte y visa o residencia que acredite tu estancia legal en el país.

Luego te dirigirán a una sala de espera donde t¿se revisará nuevamente tu documentación, te darán una bolsa para poner tus artículos personales. Solo podrás ingresar con tu identificación y la llave del locker donde guardaste tus pertenencias. No se asombres si te revisan de arriba a abajo con un detector de metales.

Te van a entregar papel y lapiz y cualquier otra cosa que puedas necesitar durante el examen. Si tienes dudas de algo o necesitas ayuda con algo una vez hayas iniciado solo debes levantar tu mano, mediante las cámaras ellos te estarán observando siempre desde fuera.

Siempre que salgas al baño o a cualquier otro asunto el tiempo del examen no se detendrá por lo que debes tenerlo en cuenta.

Tips durante el examen

1. Las preguntas tienen 4 opciones de respuesta, primero descarta las que sepas que son incorrectas. De las restantes selecciona la que éticamente y lógicamente creas que es la respuesta correcta. Recuerda, aquí debes seguir siempre lo que el código de ética y de conducta del PMI dice, aunque en la realidad a veces actúes o tomes una decisión diferente.
2. Si no estás seguro de tu respuesta no dejes de responder, pero marca la pregunta para ser revisada nuevamente al final. Es una opción que tienes en cada pregunta y al final podrás revisar todas las marcadas para una segunda oportunidad antes de enviar tus respuestas.
3. Cuando agendes el examen solicita apoyo con la traducción, de esta forma podrás ver en la pantalla al mismo tiempo la pregunta en inglés y en español, aunque solo podrás responder en inglés. Los términos son más comunmente conocidos en inglés pero es bueno leerlo en español porque a veces las preguntas tienen trampas, un pequeño detalle puede cambiar el sentido completamente.
4. Fíjate bien cuando las preguntas usen la palabra NO, No Incluye, NO ES, y cualquier otra negación, lee bien las respuestas posibles teniendo en cuenta la negación que se hace en la pregunta.
5. A veces hay más de una respuesta correcta para la misma pregunta, pero tienes que escoger la más correcta entre todas.
6. No te desesperes en responder aunque estate siempre atento al reloj y a la cantidad de preguntas restantes, marca las preguntas difíciles para revisarlas nuevamente al final, sin embargo nunca dejes una pregunta sin responder.

Al final envía tus preguntas antes de que acabe el tiempo, quédate unos minutos en espera del resultado. Te pedirán tomar una breve encuesta en lo que tus respuestas son procesadas. Al final aparecerá el resultado ya sea Pass o No Pass. Al salir te darán una copia impresa, con un cuño y un folio. Guárdalo, pues es tu evidencia de que finalizaste el examen. En caso no satisfactorio te servirá para ver en que áreas de procesos debes seguir estudiando ya que te da una estadística del porciento de cubrimiento por cada área del conocimiento.

Terminando....

Ahora si terminamos, si lograste pasar tu examen, ¡Felicidades!, sino, sigue preparándote y vuélvelo a intentar.

Ya saben, si les resultó interesante agradezco un comentario, un share, un like en las redes, y sino igual, acepto sus sugerencias.