¿Como pasar el examen de certificación para PMP en el primer intento? Parte II

Hola amigos

Como les prometí aquí está la segunda parte del post sobre cómo fue mi experiencia con la certificación PMP para pasar el examen de certificación para PMP en el primer intento.

Estudiando el PMBOK sexta edición

Lo que considero fundamental en mi preparación y en el resultado obtenido fue que me leí la Parte I del PMBOK completa. Si es cierto que es un libraco bien grueso, tiene todo lo que te pudiera salir en el examen en cuanto a conocimiento (otras preguntas son más de experiencia y sentido común). En internet se encuentran muchos resúmenes del PMBOK sexta edición, pero aquí voy a hacerles mi propia versión resumida del PMBOK.

Estamos hablando de 536 páginas, pero si leyeron la primera parte de mi post saben que tuve 3 meses para leerlo todo y practicar. Si quieres pasar el examen de certificación para PMP en el primer intento es obligado que te lo leas. ¿Cómo lo hice?

Bueno lo primero es que como miembro del PMI tengo acceso gratis al libro digital, lo descargué en español (aunque las prácticas las hacía en inglés). Para empezar iba imprimiendo cada capítulo en forma de librito, para ahorrar papel (si tienen hojas recicladas mejor). Luego en mis ratos libres o en el camino de ida o regreso al trabajo aprovechaba para leerlo con un marcador en mano. Siempre resaltaba las partes que consideraba más importantes como conceptos, tips, fórmulas, viñetas, etc.

En muchos de los exámenes de prueba que te encuentras en Internet salen preguntas como: ¿cuál de estos procesos no pertenece al área del conocimiento X?, pero la verdad casi no vi preguntas de ese tipo en el examen real, sin embargo es bueno aprendérselo por si acaso. Si me surgían dudas durante la lectura rápidamente buscaba en Internet el significado o la fórmula. Recomiendo mucho los artículos de estos sitios web para aclarar dudas:

• https://www.pmlearningsolutions.com
• https://pmstudycircle.com

Recomiendo además estas Apps que tienen información resumida de cada proceso y área del conocimiento, así como el listado de fórmulas y algunas técnicas relevantes. Hay muchísimas pero estas fueron las que funcionaron para mi:

• PMP® Exam Mentor
• Calculadora PMP

A continuación realizaré una pequeña recapitulación en forma de resumen del PMBOK Sexta Edición de lo que considero los puntos más importantes de cada capítulo de la parte I y algunos sitios web que visité para consolidar la información estudiada en el PMBOK. Si con esto no logras pasar el examen de certificación para PMP en el primer intento, pues no importa, lo vuelves a intentar (lol).

CAPÍTULO 1 INTRODUCCIÓN

Es un capítulo muy general pero es importante leerlo. De aquí creo que fundamental es (en mi opinión personal solo a manera informativa, igual deben leerlo completo):

• 1.1.3 código de ética, porque en cada respuesta que des, es muuuyyy importante tomar en cuenta la ética. Sí puede ser que a veces en la vida real por X cuestión tomes una decisión diferente; pero en el examen debes seleccionar la opción correcta, y siempre es la que éticamente es la más adecuada. Hay muchas preguntas de ética. 
• 1.2.1 proyectos, porque el concepto de proyecto es básico que te lo sepas. 
• 1.2.3 sobre la relación entre proyectos, programas y portafolios. 
• Tabla 1-4. Correspondencia entre Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos 
• 1.2.4.7 datos e información de la dirección de proyectos, ejemplos de cada tipo de dato o información que se maneja 
• 1.2.6 documentos de negocio de la dirección de proyectos, es importante que conozcan estos documentos y lo que contienen 

Aquí basta con leer el capítulo e interiorizar los puntos relevantes.

CAPÍTULO 2 ENTORNO EN QUE OPERAN LOS PROYECTOS

Para mi resumen del PMBOK Sexta Edición considero importante de este capítulo conocer la diferencia entre los Factores Ambientales de la Empresa y los Activos de Procesos de la Organización, así como su relación con los diferentes procesos y ejemplos de cada uno. En este capítulo también es relevante lo relacionado con el marco de gobernanza y en especial los tipos de estructura organizacional (Tabla 2-1. Influencias de la Estructura Organizacional en los Proyectos)

CAPÍTULO 3 EL ROL DEL DIRECTOR DE PROYECTOS

De manera general todo es importante en este resumen del PMBOK Sexta Edición pero tendríamos que resaltar las habilidades de un director de proyectos, la esfera de influencia y las competencias del director de proyecto. También conocer las diferencias entre liderazgo y gestión y como se complementan. Otros puntos importantes de este capítulo son las formas de poder y los estilos de liderazgo.

CAPÍTULO 4 GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN

De este capítulo destacan los acápites sobre como desarrollar algunos de los documentos importantes de esta área del conocimiento como es el Acta de Constitución del Proyecto y el Plan para la Dirección de Proyectos. Se deben leer todos los procesos y hacer especial énfasis en Técnicas y Herramientas, porque cuando la técnica o herramienta aparece por primera vez en un proceso, es ahí donde se explica la misma. Considero relevante de este capítulo lo que pueden incluir las solicitudes de cambio, las herramientas y técnicas de gestión del conocimiento, las habilidades interpersonales y de equipo.

Específicamente en el proceso de Monitoreo y Control del Proyecto son relevantes las técnicas de análisis de datos, se debe profundizar y conocer cada una de ellas. En cuanto al Cierre de Fase o Proyecto es importante conocer las actividades que involucra este proceso.

Este es uno de los capítulos más importantes que estudié en mi resumen del PMBOK Sexta Edición.

CAPÍTULO 5: GESTIÓN DE ALCANCE

En esta área de procesos son importantes algunos documentos y técnicas en las que se debe profundizar como son:

• Plan de gestión de requisitos 
• Técnicas de recopilación de datos 
• Análisis de datos 
• Toma de decisiones 
• Representación de datos 
• Habilidades interpersonales y de equipos, especialmente las técnicas de Facilitación 
• Diagramas de contexto 
• Prototipo 
• Matriz de trazabilidad de requisitos 

Cuando hablamos de alcance, los requisitos del proyecto son lo principal que nos viene a la mente, es por eso que casi todas las técnicas y herramientas están enfocadas en planificar, recopilar y monitorear los requisitos del proyecto.

Una vez tenemos los requisitos toca definir el alcance, aquí una técnica que se incorpora es el Análisis de Producto. Uno de los documentos más importantes que se generan y que hay que entender y conocer es el Enunciado del Alcance del Proyecto (Scope Statement). Además en esta área de conocimiento se encuentra el proceso de Crear la EDT/WBS para lo cual se debe conocer la principal técnica y herramienta que se utiliza: la Descomposición. Fundamental es conocer los términos y conceptos asociados a la EDT como son:

• Paquete de trabajo 
• Cuenta de control 
• Código de cuenta 

En este resumen del PMBOK Sexta Edición no podemos dejar fuera otras lecturas de apoyo. Para entender las diferencias les recomiendo leer este hilo de conversación en un foro: Control Account vs Code of Account

Es muy importante saber que una vez elaborada la línea base del alcance, cualquier cambio que se requiera debe hacerse a través de una solicitud de cambio.

CAPÍTULO 6 GESTIÓN DEL CRONOGRAMA

En este capítulo es importante conocer los conceptos importantes asociados a la planificación del proyecto. Muy muy relevante de este capítulo es el método de la ruta crítica y los diagramas de red. Salen varias preguntas al respecto en el examen. No menos importante son las tendencias y prácticas emergentes como es la programación iterativa, la programación a demanda, y las consideraciones para entornos ágiles/adaptativos.

En el proceso Definir las Actividades hay algunas técnicas relevantes como:

• La descomposición a partir de los paquetes de trabajo de la EDT. 
• Análisis de la red del cronograma 
• El método de la ruta crítica (Ver este link) 
• Optimización de recursos 
• Adelantos y retrasos (Ver este link) 
• Compresión del cronograma 
• Planificación ágil de liberaciones (Estilo Scrum) 

La principal salida es la Línea base (LB) del cronograma, y, al igual que con el alcance, cualquier modificación en la LB requiere una solicitud de cambio formal.

Dentro de la gestión del cronograma se encuentra un proceso que tiene gran presencia en el examen: Controlar el cronograma. Es en este proceso donde se estudia la técnica de análisis del valor ganado, entre otras. Sobre el análisis del valor ganado podrás encontrar varias preguntas en el examen por lo que debes aprenderte las fórmulas y practicar mucho los ejercicios tipo de esta temática. El análisis del valor ganado se abunda con más detalle en el capítulo de Gestión de Costos de mi resumen del PMBOK Sexta Edición.

CAPÍTULO 7 GESTIÓN DE COSTOS

Este es uno de los capítulos con más contenido complejo para aprender y uno de los de mayor impacto en el examen. Trataremos de abordar los temas fundamentales para el examen de certificación PMP en este resumen del PMBOK Sexta Edición.

Las distintas técnicas de estimación es uno de los temas relevantes de este capítulo, te recomiendo estudiarlas y aprender a identificarlas en una situación dada:

• Estimación analóga 
• Estimación paramétrica 
• Estimación ascendente 
• Estimación por tres valores 

También destacan en este capítulo las técnicas de análisis de datos. Además en el proceso de Estimar los costos las principales salidas son la Estimación de los costos y la Base de las estimaciones, las que a su vez son entradas para determinar el presupuesto.

Para establecer el presupuesto una de las técnicas es la agregación de costos, basado en la EDT y donde se utilizan las cuentas de control mencionadas anteriormente. Debes conocer e identificar todas las técnicas que se mencionan en este proceso. De aquí se obtiene la línea base de los costos, que al igual que la LB del cronograma y el alcance solo puede ser modificada mediante una solicitud de cambio formal.

Llegamos al pollo del arroz con pollo como se dice mi país: Controlar los costos. Aquí es donde se explica la técnica del análisis del valor ganado en detalle. Debes aprenderte las fórmulas y sus componentes:

• Valor planificado (PV) 
• Valor ganado (EV) 
• Costo real (AC) 
• Variación del cronograma (SV) 
• Variación del costo (CV) 
• Índice de desempeño del cronograma (SPI) 
• Índice de desempeño del costo (CPI) 
• Estimado a la conclusión (EAC y todas sus posibles fórmulas, consulta este link) 
• Estimado hasta la conclusión (ETC) 
• Índice de desempeño del trabajo por completar (TCPI) 

En el caso de la EAC el link que pongo arriba me fue de gran utilidad. El caso 3 es la que más se utiliza en el examen, pero mejor apréndelas todas porque depende de los datos que te den como se explica en ese link. En el PMBOK se encuentra resumido en la Tabla 7-1. Tabla Resumen de los Cálculos del Valor Ganado pero me sirvió mucho más la app de PMP® Exam Mentor para estudiar y practicar las fórmulas. Si te aprendes todas estas fórmulas y practicas muchos ya tienes parte de la batalla ganada para pasar el examen de certificación para PMP en el primer intento.

CAPÍTULO 8 GESTIÓN DE LA CALIDAD

En este capítulo es importante entender en que consiste el costo de la calidad y como se tiene en cuenta en el presupuesto. También destacan otras técnicas como el análisis costo-beneficio, la representación y recopilación de datos. Debes conocer qué es una métrica de calidad y en que ayuda la Gestión de la Calidad como proceso. Como dato relevante destacan los distintos diagramas para hacer análisis de causa raíz (RCA) como es el diagrama de Ichicawa o Espina de Pescado, otros diagramas como los de flujo, histogramas, dispersión, etc.

Un término que suele aparecer como pregunta en el examen es el Diseño para X (DfX) que es un conjunto de guías técnicas que se pueden aplicar durante la fase de diseño de un producto para la optimización de un aspecto específico del diseño. También los métodos de resolución de problemas y de mejora de la calidad como PDVA y Six Sigma son conceptos recurrentes en los exámenes.

En el proceso de Controlar la Calidad las hojas y listas de verificación son herramientas que no debes dejar de conocer junto al muestreo estadístico y los cuestionarios/encuestas. La inspección y las pruebas/evaluaciones de productos son otras técnicas de control de la calidad que se agregan en este proceso.

Y... continuamos en otro post

Llegamos más o menos a la mitad de mi resumen del PMBOK Sexta Edición. Ya se que dije que iban a ser dos post sobre el tema pero es mucha información y quisiera poder abarcar todos los tópicos que considero pueden ser de utilidad. En el tercer y espero que último post donde continuaremos con los capítulos restantes del PMBOK, Recursos, Riesgos, Adquisiciones, Involucrados y Comunicaciones. También hablaremos sobre las prácticas para el examen, recomendaré algunas aplicaciones, sitios web de utilidad y les hablaré sobre como me fue en el examen y algunos tips.

Espero con ansias sus comentarios y que compartan la información si les fue útil. Graciasssss