¿Como pasar el examen de certificación para PMP en el primer intento? Parte II

Hola amigos

Como les prometí aquí está la segunda parte del post sobre cómo fue mi experiencia con la certificación PMP para pasar el examen de certificación para PMP en el primer intento.



Estudiando el PMBOK sexta edición


Lo que considero fundamental en mi preparación y en el resultado obtenido fue que me leí la Parte I del PMBOK completa. Si es cierto que es un libraco bien grueso, tiene todo lo que te pudiera salir en el examen en cuanto a conocimiento (otras preguntas son más de experiencia y sentido común). En internet se encuentran muchos resúmenes del PMBOK sexta edición, pero aquí voy a hacerles mi propia versión resumida del PMBOK.

Estamos hablando de 536 páginas, pero si leyeron la primera parte de mi post saben que tuve 3 meses para leerlo todo y practicar. Si quieres pasar el examen de certificación para PMP en el primer intento es obligado que te lo leas. ¿Cómo lo hice?



Bueno lo primero es que como miembro del PMI tengo acceso gratis al libro digital, lo descargué en español (aunque las prácticas las hacía en inglés). Para empezar iba imprimiendo cada capítulo en forma de librito, para ahorrar papel (si tienen hojas recicladas mejor). Luego en mis ratos libres o en el camino de ida o regreso al trabajo aprovechaba para leerlo con un marcador en mano. Siempre resaltaba las partes que consideraba más importantes como conceptos, tips, fórmulas, viñetas, etc.

En muchos de los exámenes de prueba que te encuentras en Internet salen preguntas como: ¿cuál de estos procesos no pertenece al área del conocimiento X?, pero la verdad casi no vi preguntas de ese tipo en el examen real, sin embargo es bueno aprendérselo por si acaso. Si me surgían dudas durante la lectura rápidamente buscaba en Internet el significado o la fórmula. Recomiendo mucho los artículos de estos sitios web para aclarar dudas:


Recomiendo además estas Apps que tienen información resumida de cada proceso y área del conocimiento, así como el listado de fórmulas y algunas técnicas relevantes. Hay muchísimas pero estas fueron las que funcionaron para mi:


A continuación realizaré una pequeña recapitulación en forma de resumen del PMBOK Sexta Edición de lo que considero los puntos más importantes de cada capítulo de la parte I y algunos sitios web que visité para consolidar la información estudiada en el PMBOK. Si con esto no logras pasar el examen de certificación para PMP en el primer intento, pues no importa, lo vuelves a intentar (lol).

CAPÍTULO 1 INTRODUCCIÓN


Es un capítulo muy general pero es importante leerlo. De aquí creo que fundamental es (en mi opinión personal solo a manera informativa, igual deben leerlo completo):

  • 1.1.3 código de ética, porque en cada respuesta que des, es muuuyyy importante tomar en cuenta la ética. Sí puede ser que a veces en la vida real por X cuestión tomes una decisión diferente; pero en el examen debes seleccionar la opción correcta, y siempre es la que éticamente es la más adecuada. Hay muchas preguntas de ética. 
  • 1.2.1 proyectos, porque el concepto de proyecto es básico que te lo sepas. 
  • 1.2.3 sobre la relación entre proyectos, programas y portafolios. 
  • Tabla 1-4. Correspondencia entre Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos 
  • 1.2.4.7 datos e información de la dirección de proyectos, ejemplos de cada tipo de dato o información que se maneja 
  • 1.2.6 documentos de negocio de la dirección de proyectos, es importante que conozcan estos documentos y lo que contienen 
Aquí basta con leer el capítulo e interiorizar los puntos relevantes.

CAPÍTULO 2 ENTORNO EN QUE OPERAN LOS PROYECTOS


Para mi resumen del PMBOK Sexta Edición considero importante de este capítulo conocer la diferencia entre los Factores Ambientales de la Empresa y los Activos de Procesos de la Organización, así como su relación con los diferentes procesos y ejemplos de cada uno. En este capítulo también es relevante lo relacionado con el marco de gobernanza y en especial los tipos de estructura organizacional (Tabla 2-1. Influencias de la Estructura Organizacional en los Proyectos)

CAPÍTULO 3 EL ROL DEL DIRECTOR DE PROYECTOS


De manera general todo es importante en este resumen del PMBOK Sexta Edición pero tendríamos que resaltar las habilidades de un director de proyectos, la esfera de influencia y las competencias del director de proyecto. También conocer las diferencias entre liderazgo y gestión y como se complementan. Otros puntos importantes de este capítulo son las formas de poder y los estilos de liderazgo.

CAPÍTULO 4 GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN


De este capítulo destacan los acápites sobre como desarrollar algunos de los documentos importantes de esta área del conocimiento como es el Acta de Constitución del Proyecto y el Plan para la Dirección de Proyectos. Se deben leer todos los procesos y hacer especial énfasis en Técnicas y Herramientas, porque cuando la técnica o herramienta aparece por primera vez en un proceso, es ahí donde se explica la misma. Considero relevante de este capítulo lo que pueden incluir las solicitudes de cambio, las herramientas y técnicas de gestión del conocimiento, las habilidades interpersonales y de equipo.

Específicamente en el proceso de Monitoreo y Control del Proyecto son relevantes las técnicas de análisis de datos, se debe profundizar y conocer cada una de ellas. En cuanto al Cierre de Fase o Proyecto es importante conocer las actividades que involucra este proceso.

Este es uno de los capítulos más importantes que estudié en mi resumen del PMBOK Sexta Edición.

CAPÍTULO 5: GESTIÓN DE ALCANCE


En esta área de procesos son importantes algunos documentos y técnicas en las que se debe profundizar como son:

  • Plan de gestión de requisitos 
  • Técnicas de recopilación de datos 
  • Análisis de datos 
  • Toma de decisiones 
  • Representación de datos 
  • Habilidades interpersonales y de equipos, especialmente las técnicas de Facilitación 
  • Diagramas de contexto 
  • Prototipo 
  • Matriz de trazabilidad de requisitos 

Cuando hablamos de alcance, los requisitos del proyecto son lo principal que nos viene a la mente, es por eso que casi todas las técnicas y herramientas están enfocadas en planificar, recopilar y monitorear los requisitos del proyecto.

Una vez tenemos los requisitos toca definir el alcance, aquí una técnica que se incorpora es el Análisis de Producto. Uno de los documentos más importantes que se generan y que hay que entender y conocer es el Enunciado del Alcance del Proyecto (Scope Statement). Además en esta área de conocimiento se encuentra el proceso de Crear la EDT/WBS para lo cual se debe conocer la principal técnica y herramienta que se utiliza: la Descomposición. Fundamental es conocer los términos y conceptos asociados a la EDT como son:

  • Paquete de trabajo 
  • Cuenta de control 
  • Código de cuenta 

En este resumen del PMBOK Sexta Edición no podemos dejar fuera otras lecturas de apoyo. Para entender las diferencias les recomiendo leer este hilo de conversación en un foro: Control Account vs Code of Account

Es muy importante saber que una vez elaborada la línea base del alcance, cualquier cambio que se requiera debe hacerse a través de una solicitud de cambio.

CAPÍTULO 6 GESTIÓN DEL CRONOGRAMA


En este capítulo es importante conocer los conceptos importantes asociados a la planificación del proyecto. Muy muy relevante de este capítulo es el método de la ruta crítica y los diagramas de red. Salen varias preguntas al respecto en el examen. No menos importante son las tendencias y prácticas emergentes como es la programación iterativa, la programación a demanda, y las consideraciones para entornos ágiles/adaptativos.

En el proceso Definir las Actividades hay algunas técnicas relevantes como:

  • La descomposición a partir de los paquetes de trabajo de la EDT. 
  • Análisis de la red del cronograma 
  • El método de la ruta crítica (Ver este link
  • Optimización de recursos 
  • Adelantos y retrasos (Ver este link
  • Compresión del cronograma 
  • Planificación ágil de liberaciones (Estilo Scrum) 

La principal salida es la Línea base (LB) del cronograma, y, al igual que con el alcance, cualquier modificación en la LB requiere una solicitud de cambio formal.

Dentro de la gestión del cronograma se encuentra un proceso que tiene gran presencia en el examen: Controlar el cronograma. Es en este proceso donde se estudia la técnica de análisis del valor ganado, entre otras. Sobre el análisis del valor ganado podrás encontrar varias preguntas en el examen por lo que debes aprenderte las fórmulas y practicar mucho los ejercicios tipo de esta temática. El análisis del valor ganado se abunda con más detalle en el capítulo de Gestión de Costos de mi resumen del PMBOK Sexta Edición.

CAPÍTULO 7 GESTIÓN DE COSTOS


Este es uno de los capítulos con más contenido complejo para aprender y uno de los de mayor impacto en el examen. Trataremos de abordar los temas fundamentales para el examen de certificación PMP en este resumen del PMBOK Sexta Edición.

Las distintas técnicas de estimación es uno de los temas relevantes de este capítulo, te recomiendo estudiarlas y aprender a identificarlas en una situación dada:

  • Estimación analóga 
  • Estimación paramétrica 
  • Estimación ascendente 
  • Estimación por tres valores 
También destacan en este capítulo las técnicas de análisis de datos. Además en el proceso de Estimar los costos las principales salidas son la Estimación de los costos y la Base de las estimaciones, las que a su vez son entradas para determinar el presupuesto.

Para establecer el presupuesto una de las técnicas es la agregación de costos, basado en la EDT y donde se utilizan las cuentas de control mencionadas anteriormente. Debes conocer e identificar todas las técnicas que se mencionan en este proceso. De aquí se obtiene la línea base de los costos, que al igual que la LB del cronograma y el alcance solo puede ser modificada mediante una solicitud de cambio formal.

Llegamos al pollo del arroz con pollo como se dice mi país: Controlar los costos. Aquí es donde se explica la técnica del análisis del valor ganado en detalle. Debes aprenderte las fórmulas y sus componentes:

  • Valor planificado (PV) 
  • Valor ganado (EV) 
  • Costo real (AC) 
  • Variación del cronograma (SV) 
  • Variación del costo (CV) 
  • Índice de desempeño del cronograma (SPI) 
  • Índice de desempeño del costo (CPI) 
  • Estimado a la conclusión (EAC y todas sus posibles fórmulas, consulta este link
  • Estimado hasta la conclusión (ETC) 
  • Índice de desempeño del trabajo por completar (TCPI) 
En el caso de la EAC el link que pongo arriba me fue de gran utilidad. El caso 3 es la que más se utiliza en el examen, pero mejor apréndelas todas porque depende de los datos que te den como se explica en ese link. En el PMBOK se encuentra resumido en la Tabla 7-1. Tabla Resumen de los Cálculos del Valor Ganado pero me sirvió mucho más la app de PMP® Exam Mentor para estudiar y practicar las fórmulas. Si te aprendes todas estas fórmulas y practicas muchos ya tienes parte de la batalla ganada para pasar el examen de certificación para PMP en el primer intento.

CAPÍTULO 8 GESTIÓN DE LA CALIDAD


En este capítulo es importante entender en que consiste el costo de la calidad y como se tiene en cuenta en el presupuesto. También destacan otras técnicas como el análisis costo-beneficio, la representación y recopilación de datos. Debes conocer qué es una métrica de calidad y en que ayuda la Gestión de la Calidad como proceso. Como dato relevante destacan los distintos diagramas para hacer análisis de causa raíz (RCA) como es el diagrama de Ichicawa o Espina de Pescado, otros diagramas como los de flujo, histogramas, dispersión, etc.

Un término que suele aparecer como pregunta en el examen es el Diseño para X (DfX) que es un conjunto de guías técnicas que se pueden aplicar durante la fase de diseño de un producto para la optimización de un aspecto específico del diseño. También los métodos de resolución de problemas y de mejora de la calidad como PDVA y Six Sigma son conceptos recurrentes en los exámenes.

En el proceso de Controlar la Calidad las hojas y listas de verificación son herramientas que no debes dejar de conocer junto al muestreo estadístico y los cuestionarios/encuestas. La inspección y las pruebas/evaluaciones de productos son otras técnicas de control de la calidad que se agregan en este proceso.

Y... continuamos en otro post


Llegamos más o menos a la mitad de mi resumen del PMBOK Sexta Edición. Ya se que dije que iban a ser dos post sobre el tema pero es mucha información y quisiera poder abarcar todos los tópicos que considero pueden ser de utilidad. En el tercer y espero que último post donde continuaremos con los capítulos restantes del PMBOK, Recursos, Riesgos, Adquisiciones, Involucrados y Comunicaciones. También hablaremos sobre las prácticas para el examen, recomendaré algunas aplicaciones, sitios web de utilidad y les hablaré sobre como me fue en el examen y algunos tips.

Espero con ansias sus comentarios y que compartan la información si les fue útil. Graciasssss

¿Cómo pasar el examen de certificación para PMP en el primer intento? Parte I


Hola amigos

Hoy les voy a hablar de un tema que para algunos puede ser tan importante como lo fue para mi. Cómo pasar el examen de certificación para PMP en el primer intento. Voy a darles algunos tips y enlaces que le pueden ser de mucha ayuda. Este era uno de mis más grandes retos profesionales y hace solo unos meses lo conseguí luego de mucho esfuerzo y estudio. Para no aburrirlos voy a separarlo en dos post. En el primero explicaré los pasos y en el segundo hablaré específicamente del examen y la preparación para el mismo.

Pues lo primero que debes hacer una vez te has decidido por esta certificación es crearte una cuenta el el sitio web del PMI y dirigirte al menú Certifications, donde podrás seleccionar la certificación PMP. Aquí tendrás acceso a algunas guías que debes leer primero para que sepas que te espera en la aplicación y qué debes tener a mano. Me refiero al Exam Content Outline y al PMP Handbook, pero aquí se lo resumo.

No todos pueden pasar el examen de certificación para PMP en el primer intento, pero si yo pude, ustedes también, aquí les digo cómo.

Una de las cosas más importantes es conocer como es el proceso.



Completar la aplicación para tomar el examen PMP


Para completar la aplicación debes tener a mano tu currículum. Debes tener claro cuanto tiempo y en qué períodos (fechas) trabajaste en que proyecto, para que empresa, quien era tu jefe y que roles desempeñaste. Solo son válidos roles de liderazgo. La propia aplicación va sumando las horas dedicadas a proyectos y el tiempo total.

Debes tener en cuenta que debes cumplir como requisito con 3 años en total dedicados a proyecto, si eres universitario, de lo contrario con 5 años en total. Esto se cuenta desde la fecha más antigua en que participaste en proyectos hasta la fecha más reciente. Los períodos en blanco no se suman mientras que los períodos en que se superponen los proyectos no se cuentan doblemente. Además todo esto debe sumar 4500 horas dedicadas a dirigir proyectos para universitarios y para los que no deben cumplir con 7500 horas.

También debes dar los datos de tus jefes en cada proyecto como referencia, correo electrónico y teléfono de contacto.

Luego debes rellenar lo referente a las horas lectivas dedicadas al estudio de la gestión de proyectos, pueden ser cursos de postgrado de la universidad, pero para más información sobre el tipo de cursos que aplica puedes referirte al handbook. Debes completar 36 horas. Lo demás es todo datos de contacto, personales y laborales.

En este Link pueden descargar un ejemplo de aplicación.


Revisión de tu aplicación para PMP


Una vez que envías tu aplicación debes esperar entre 3 y 5 días a que sea revisada y recibas una respuesta. La respuesta puede ser que no cumples los requisitos, que fue aprobada tu aplicación y no tienes que presentar evidencias o que fue aprobada tu aplicación pero debes pasar por el proceso de auditoría.

Yo no tuve que pasar por auditoría pero según leí es una selección aleatoria con 50/50 de probabilidad de ser seleccionado. Si eres seleccionado tienes 90 días para enviar por correo postal los documentos que evidencien todo lo que pusiste en tu formulario de aplicación: títulos, certificados, cartas de referencias, etc.


Pagar y agendar el examen PMP


Ya que recibes el correo de felicitación diciéndote que tu aplicación fue aceptada tienes exactamente un plazo de 1 año para agendar y pagar tu examen. Mi consejo es que se apoyen en su empresa para cubrir al menos el 50% ya que tener a profesionales capacitados los beneficia a ambos. El pago se realiza en línea y si te haces miembro del PMI por un año te sale unos dólares mas económico que si solo pagas el exámen.

Mi consejo es afiliarse ya que al ser miembro del PMI tienes acceso a los libros en formato digital y mucha información gratuita en la plataforma. También te llegan luego del exámen muchas convocatorias a eventos en línea y webinars gratuitos con los que puedes sumar PDUs para el mantenimiento de tu credencial. El precio para miembros es de 405 USD y la membresía cuesta 139 USD por lo que pagarías un total de 544 USD. Puedes utilizar cualquier tarjeta de crédito con validez internacional.

Luego del pago ya puedes agendar tu examen. Yo me di 3 meses para prepararme por lo que hice el pago en mayo y agendé para el 31 de agosto. En México puedes ir al DF o a Monterrey pero depende de la disponibilidad de fechas y horarios, los sábados siempre están llenos.


Prepararse y tomar el examen PMP y aprobarlo en el primer intento


Ahora en los próximos 3 meses te corresponde estudiar y prepararte para uno de los exámenes de certificación más difíciles y largos. Eso es lo mínimo si quieres pasar el examen de certificación para PMP en el primer intento y además trabajas y tienes hijos.

Con 4 horas de duración y 200 preguntas no es algo sencillo. En el siguiente post les hablaré de cómo yo me preparé y vencí este examen. Es importante que cuando agendes el examen marques la casilla para que te salgan los textos traducidos al español. Sin embargo es mejor estudiar en inglés ya que los términos en español son un poco diferentes y no tan conocidos. En mi caso combiné ambos idiomas, me leí el libro en español pero hice todos loes exámenes de práctica en inglés.

Llegado el día del examen debes saber que no puedes entrar al lugar con nada excepto tu identificación (pasaporte y residencia o visa si eres extranjero) por lo que de nada sirve llevar lápiz, llaves, bolsos. Pero si los llevas deberás ponerlos en una bolsa plástica que te dan y guardarlo en una casilla, cuya llave si podrás tener en todo momento junto a tu identificación. Además te revisan de arriba abajo, te explican todo lo que puedes y no puedes hacer y te entregan lápiz y papel. Tienes en la computadora una calculadora dentro de la misma aplicación del examen para que puedas utilizarla. Si quieres salir o ir al baño puedes hacerlo pero el tiempo sigue corriendo. Siempre debes levantar tu mano y pedir permiso.

Terminando tu examen


Doy más detalles en el tercer post pero te puedo decir que siempre que tengas tiempo revisa tus respuestas antes de enviar el examen. Espera unos minutos y en la pantalla aparecerá si pasaste o no. Al salir te entregarán un documento con el resultado que podrás compartir en tus redes si es positivo. Si no lograste pasar el examen de certificación para PMP en el primer intento no te preocupes, será la siguiente vez. No te sientas mal, no todos lo logran a la primera. Pero si sigues mis consejos y eres disciplinado puedes lograr pasar el examen para PMP a la primera, no es tan difícil como dicen.


Bueno amigos, en la segunda parte del post podrán encontrar detalles sobre la preparación y un resumen por cada capítulo del PMBOK sobre lo que para mi es fundamental que se estudien.


Como siempre agradezco la atención y espero por sus comentarios y que compartan el artículo si les resultó de utilidad. Graciassss

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